Projet Pitch Black - dossier interne

Règlement intérieur de l’institut

12 Février 2022

Préambule
L’Institut Helios est une Unité Mixte de Recherche privée et confidentielle. Il est désigné ci-après « l’Institut ». Le présent règlement intérieur a été établi par la direction le 12 février 2022. Il s’applique à l’ensemble des membres de l’Institut, ainsi qu’aux visiteurs, invités et autres personnes qui seraient amenés à entrer dans les locaux sans être membres de l’Institut. Ce règlement pourra être modifié à tout moment, sous décision unanime de la direction, et sans appel possible. Toute évolution de la réglementation applicable dans les établissements tutelles de l’Institut s’applique de fait à l’Institut, même si le présent règlement intérieur n’en fait pas état. Ce règlement n’est pas exhaustif, et se doit d’être respecté par tous.

Sommaire

Chapitre 1. Fonctionnement ...................................................................................................

Article 1. Organisation générale de l’Institut
1.1. Membre
1.2. Rangs
1.3. Direction

Article 2. Instances
2.1. Assemblée générale
2.2. Conseil de laboratoire
2.3. Comités de direction des équipes

Article 3. Locaux et système d’information
3.1. Accès aux locaux
3.2. Utilisation des moyens informatiques et sécurité du système d’information

Chapitre 2. Ressources humaines............................................................................................

Article 4. Durée du travail

Article 5. Congés et rémunération
5.1. Rémunération
5.2 Congés

Article 6. Absences
6.1. Absence pour raison médicale
6.2. Absence dans le cadre d’une instance

Article 7. Missions

Chapitre 3. Santé et sécurité................................................................................................

Article 9. Ressources humaines liées à la sécurité
9.1. Directeur d’Unité
9.2. Assistants de prévention
9.3. Équipiers de sécurité incendie

Article 10. Organisation de la prévention au sein de l’Institut
10.1. Suivi médical des employés
10.2. Organisation des secours
10.3. Accident de service
10.4. Formation à la sécurité
10.5. Registres
10.6. Accueil de personnes extérieures
10.7. Travail isolé

Article 11. Interdictions
11.1. Animaux domestiques
11.2. Interdiction de fumer
11.3. Alcool

Chapitre 4. Diffusion de la recherche ....................................................................................

Article 12. Confidentialité

Article 13. Propriété intellectuelle

Article 14. Publications et communication
14.1. Publications et communication
14.2. Création de sites web

Chapitre 5. Dispositions générales ........................................................................................

Article 15. Discipline

Article 16. Démission

Chapitre 1. Fonctionnement

Article 1. Organisation générale de l’Institut

1.1. Membres

L’Institut est composé de personnels de recherche, d’observation, d’apprentissage, et d’organisation. Chaque adhésion est permanente et ne peut être résiliée qu’en suivant la clause de démission. L’institut accueille de manière temporaire des VIP, du personnel exceptionnel, ou des dirigeants qui n’en sont pas membres.

1.2. Rangs

L’Institut est organisé en neuf rangs, et à chaque rang est attribué un bracelet de couleur. Le bracelet doit être porté à tout moment, chaque manquement sera passible de sanction.

• Nouvel arrivant, BLANC : Ce statut est réservé aux nouveaux arrivants en attente d’affectation. Iels ont accès aux espaces de vie du personnel en attente de leur affectation.
• Personnel d’entretien, GRIS : Ce statut concerne le personnel des zones de travail commun et des espaces publics. Leurs accès sont donnés par les Chef.fes de Secteur et Opérateurs de manière hebdomadaire. Hors des heures d’entretien, ils sont affectés en garde.
• Chercheur Observateur, ROUGE : Scientifique reconnu, peut accéder aux zones de travail ainsi qu’aux couloirs d’observation du secteur de recherche dans lequel il est assigné. Le numéro du secteur doit être inscrit sur le bracelet. Ce sont aussi les médecins pour les employés.
• VIP, ORANGE : Peut accéder à n’importe quel espace si iel est accompagné d’une personne ayant l’autorisation d’aller dans l’espace concerné. N’a aucun autre accès.
• Scientifique Chercheur, JAUNE : Chercheur pratiquant, peut accéder aux laboratoires communs, ainsi qu’aux secteurs suivant son attribution hebdomadaire. Conduit les expériences sur les sujets.
• Responsable de cellule, VERT : À accès à une cellule et au secteur dans lequel elle se trouve, est le responsable du sujet qui s’y trouve. Doit être présent lors des expériences sur le sujet.
• Chef.fe de secteur, BLEU CIEL : À accès à toutes les cellules du secteur dans lequel iel est affecté. Est responsable de la communication entre les équipes de recherche et les responsables de cellule.
• Chef.fe Opérateur, BLEU OCEAN : À accès à tous les secteurs, est responsable de la bonne communication entre les chef.fes de secteur.
• Membre de la direction, VIOLET : Rang le plus élevé. Toutes les décisions importantes sont prises par la direction. Ont accès à l’entièreté de l’installation.

S'ajoutent à ces rangs les employés de l’institut public. Eux n’ont accès à aucune information concernant le laboratoire et ses projets.

1.3. Direction

1.3.1. Équipe de Direction

L’institut est dirigé par une équipe composée de cinq membres fixes. Ces membres ont été nommés soit à la création de l’institut, soit nommés ensuite pour remplacer un membre de la direction.
L’équipe de direction est chargée du bon fonctionnement du laboratoire, et est en droit d’appliquer des sanctions quand le règlement n’est pas respecté.
Le règlement peut être modifié par l’équipe de direction après avoir été étudié lors d’un conseil, et validé à l’unanimité.
Chaque membre est affecté à un poste : Directeur des finances, Directeur des recherches, Directeur des opérations, Directeur des ressources humaines, Directeur public.

1.3.2. Nomination d’un nouveau membre de la direction, changement de poste.

Si un poste de directeur devient vacant, il devra être remplacé au plus vite sous décision d’un conseil de la direction. Ce nouveau poste peut être occupé soit par un employé d’un rang inférieur, soit par un autre membre de la direction, qui changerait de poste.
Si un employé est élu et promu au rang de directeur, il perd ses fonctions précédentes une fois qu’il est remplacé à son poste d’origine.

1.3.3. Hiérarchie

Chaque employé doit automatiquement rapporter un problème à son supérieur hiérarchique direct, et personne d’autre. En complément, chaque employé doit remplir un rapport détaillé à la fin de chaque semaine et le transmettre à son supérieur hiérarchique direct. Tout manquement sera passible de sanction.
La hiérarchie fonctionne tel que :
Les rangs BLANC remontent leurs informations directement au Directeur des ressources humaines.
Les rangs GRIS, ROUGE, ORANGE, JAUNE et VERT se réfèrent directement au Chef du secteur dans lequel iels sont affectés.
Les rangs BLEU OCÉAN se réfèrent directement aux Chefs opérateurs pour la communication entre les secteurs, ou aux directeurs pour des questions qui ne concernent que leur secteur.
Les rangs BLEU CIEL se réfèrent directement au directeur approprié en fonction du type d’information.
Tout manquement sera passible de sanction.
Article 2. Instances

2.1. Réunion Générale

La Réunion Générale de laboratoire comprend tous les membres de l’Institut de range ROUGE ou plus. Elle est réunie sous décision du directeur des ressources humaines. La date de la Réunion Générale est annoncée la veille de la réunion. L’ordre du jour est fixé par le Directeur des opérations. Il est transmis à l’ensemble du laboratoire en même temps que l’annonce de la date de la Réunion Générale. Les nouvelles consignes et informations données lors de la Réunion Générale sont appliquées dès la fin de la réunion. L’ordre du jour peut comporter un dernier point consacré aux questions diverses et qui ne donne lieu à aucun vote.

2.2. Conseil de Laboratoire

Un conseil de laboratoire peut être demandé par un responsable de cellule, un chef de secteur, un chef opérateur, ou un directeur. Il aura pour but d’analyser ou comparer des recherches sur un ou plusieurs sujets. Devront être présents tout employé convoqué au conseil, ainsi que le directeur des recherches. Tout manquement sera passible de sanction. Toute mesure décidée pendant le conseil devra être appliquée et communiquée à tous les employés concernés par la consigne. Un rapport du conseil devra être fourni au directeur des recherches. Tout manquement sera passible de sanction.

2.3. Meeting de direction des équipes

À tout moment, le directeur des ressources humaines peut appeler à un meeting de direction des équipes pour résoudre un problème d’ordre humain. Cela aura lieu quand un Chef de Secteur ou Opérateur fera remonter un problème d’ordre humain dans les équipes. Tout employé convoqué se doit d’être présent lors du meeting. Tout manquement sera passible de sanction. Le problème se doit d’être résolu à la fin du meeting.

Article 3. Locaux et système d’information

3.1. Accès aux locaux

Toute entrée dans les locaux du laboratoire privé est définitive. Chaque nouvel employé sera affecté à un logement de fonction, jusqu’à sa démission définitive. Tout accès par une personne non accréditée sera passible de sanction.

3.2. Utilisation des moyens informatiques et sécurité du système d’information

L’utilisation des moyens informatiques de l’Institut est contrôlée et surveillée. Votre bracelet sera équipé d’une puce qui vous permettra de vous connecter au réseau local. Votre rang et votre poste vous donneront accès à différents documents et recherches. Tout accès non autorisé à un document sera passible de sanction. Tout partage d’information ou de document avec des personnes non accréditées sera passible de sanction. Tout accès internet externe à l’intranet du laboratoire est formellement interdit et sera passible de sanction.

Chapitre 2. Ressources humaines

Article 4. Durée du travail

L’institut est une entreprise privée qui n’est pas régie par les lois du monde extérieur.
La durée de travail hebdomadaire est fixée à 90 heures.
La semaine de travail s’étend du lundi au dimanche.

Les employés de rang GRIS, ROUGE et JAUNE se verront attribuer un emploi du temps au début de chaque semaine.
Les employés de rang VERT, BLEU CIEL, BLEU OCÉAN, doivent avoir effectué au minimum 90 heures de travail chaque semaine. Ils devront être présents à chaque convocation ou événement qui nécessite leur présence.

Tout manquement sera passible de sanction.

Article 5. Congés et Rémunération

5.1. Rémunération

Comme indiqué lors de l’embauche, chaque employé verra un salaire mensuel versé à l’un de ses proches à l’extérieur du laboratoire, et ceci jusqu’à la fin de son contrat.
La somme minimum est fixée à 4000€/mois
La somme est fixée à 5000€/mois pour les employés de rang JAUNE
La somme est fixée à 6000€/mois pour les employés de rang VERT
La somme est fixée à 8000€/mois pour les employés de rang BLEU CLAIR et BLEU OCÉAN
La somme est fixée à 10 000€/mois pour les employés de rang Violet

Cette somme est revue chaque année pour évoluer avec les conditions de vie extérieures.

Tout achat fait par un employé pour ses besoins personnels dans ses quartiers sera déduit du salaire versé.
Toute dépense faite dans le cadre du divertissement dans les espaces communs sera déduite du salaire versé.
Les besoins en nourriture, médicaments, logement sont couverts par l’Institut.

5.2. Congés

5.2.1. Conditions d’octroi et d’utilisation

Pour chaque mois travaillé, un jour de congé est octroyé.
Un employé doit prendre une semaine de congés à la fois. Des congés plus courts, ou plus longs, ne seront jamais autorisés.
Un employé ne peut partir en congés que si sa fonction a été attribuée temporairement à un autre employé.
Un supérieur peut imposer des congés à un employé s’il en juge la nécessité. Dans ce cas et uniquement dans ce cas, le congé peut avoir une durée plus courte ou plus longue qu’une semaine.

5.2.2 Occupation des congés

Lors de ses congés, l’employé est autorisé à utiliser tous les services des espaces de vie communs, et n’a pas d’emploi du temps attribué en début de semaine.
Il peut cependant toujours être convoqué de manière exceptionnelle pour une instance indiquée dans l’article 2.

Article 6. Absences

6.1. Absence pour raison médicale

Toute absence pour une convocation ou une heure de travail pour des raisons médicales doit être étudiée par un employé médecin de rang ROUGE et validé par votre supérieur. En cas de maladie, rendez-vous directement dans le centre médical le plus proche de votre logement. Le médecin jugera de votre capacité, ou incapacité, à travailler.

6.2. Absence dans le cadre d’une instance.

Une instance mentionnée dans l’article 2 est la seule raison pour laquelle vous pouvez manquer une heure de travail. Les instances sont comptées dans votre quota horaire hebdomadaire.

Article 7. Missions

Tout employé se déplaçant pour l’exercice de ses fonctions dans une zone dans laquelle il n’est pas affecté doit être en possession d’un ordre de mission délivré préalablement au directeur opérationnel par celui qui missionne. Ce document assure notamment la couverture de l’agent au regard de la réglementation sur les accidents de service. L’employé pourra se voir octroyer des droits d’accès temporaires au vu de sa mission par le directeur opérationnel. Toute action non évoquée dans l’ordre de mission sera passible d’une sanction.

Chapitre 3. Santé et sécurité

Article 9. Ressources humaines liées à la sécurité

9.1. Directeur d’Unité

Parmi les employés de rang GRIS, des équipes seront formées, avec un directeur pour chaque équipe. Le directeur est responsable du bon travail de son équipe, et doit faire remonter tout problème à son Chef de secteur référent selon son affectation. Tout manquement sera passible de sanction. Il lui incombe de veiller à la santé et à la sécurité des agents placés sous son autorité et d’assurer la sauvegarde des biens dont il dispose.

9.2. Assistants de prévention

L’assistant de prévention a pour mission de communiquer et former les employés du secteur dans lequel il est affecté pour les procédures de sécurité. En cas de protocole non respecté lors d’un accident ou d’une évacuation, il pourra être tenu comme responsable. Un assistant de prévention est désigné dans chaque équipe sous la tutelle d’un directeur d’Unité.

9.3. Équipiers de sécurité incendie

Une équipe de rang GRIS par secteur sera désignée comme équipe de sécurité incendie. Ils auront pour mission de s’assurer du bon fonctionnement des outils et procédures anti incendies. Ce sont les premiers à devoir arriver sur les lieux en cas d’incendie. Tout manquement sera passible de sanction.

Article 10. Organisation de la prévention au sein de l’Institut

10.1. Suivi médical des employés

Chaque employé doit suivre les procédures de suivi médical. Elles consistent en 3 points :

• Remplir à chaque fin de journée le compte-rendu médical sur son ordinateur de fonction
• Aller à sa consultation mensuelle avec son médecin (hebdomadaire pour les employés travaillant dans les zones à risque)
• Envoyer un rapport médical au moindre signe d’altération de sa santé.

10.2. Organisation des secours

Les consignes d’évacuation en cas d’urgence sont expliquées par les assistants de prévention lors de formations. Tous les membres de l’Institut sont tenus de participer aux exercices d’évacuation organisés par la direction.

10.3. Accident de service

Le chef de secteur doit immédiatement être informé de tout accident de service ou de mission d’agent travaillant dans l’Institut. Une analyse permettant de définir les causes de l’accident devra être menée. L’employé accidenté devra faire un contrôle complet chez son médecin référent, et pourra être réaffecté à la suite de ce contrôle.

10.4. Formation à la sécurité

Les formations à la sécurité et à la prévention devront être mises en place par les Directeurs d’unité en accord avec leur chef de secteur référent. Chaque nouvel employé devra d’abord passer un test d’aptitude avant d’être affecté à une tâche.

10.5. Registres

Un registre santé sécurité au travail est consultable dans l’intranet. S’y trouvent également les procédures d’urgence. Ce registre est consultable par tous les employés. Certaines informations peuvent recquérir un niveau d’accès supérieur au vôtre.

10.6. Accueil de personnes extérieures

L’accueil de visiteurs est encadré par le comité de direction. Veuillez signaler tout comportement anormal ou présence anormale dans les locaux de L’institut. Ils devront être attribué le rang ORANGE.

10.7. Travail isolé

Chaque employé de rang GRIS, ROUGE, JAUNE, est attribué à un groupe ou à un binôme. Ils ne peuvent en aucun cas débuter une phase de travail seul. Si un des deux employés ne peut pas travailler, son binôme devra se référer à son chef de secteur et peut se voir attaché à un autre binôme pendant la durée de l’impossibilité de travail de son binôme.
Les employés de rang VERT peuvent souvent être amenés à travailler seuls avec leur sujet. Ils doivent cependant toujours informer d’une rencontre seul à seul avec le sujet le chef de secteur qui affectera une équipe de sécurité qui devra rester à proximité de la cellule. Ces rencontres doivent toujours faire l’objet d’un rapport complet.

Article 11. Interdictions

11.1. Animaux domestiques

Les animaux domestiques sont autorisés dans les quartiers et les zones de repos mais doivent faire l’objet d’une demande au directeur des ressources humaines.
L’introduction d’animaux domestiques dans le laboratoire est formellement interdite.
Tout manquement sera passible de sanction.

11.2. Interdiction de fumer

Il est interdit de fumer dans le laboratoire.
Il est autorisé de fumer uniquement dans les zones fumeurs dans les espaces de vie prévues à cet effet.

11.3. Alcool

La consommation de boissons alcoolisées dans les locaux de travail est interdite sauf autorisation exceptionnelle du directeur des recherches.
La consommation de boissons alcoolisées durant les heures de repos ne doit jamais affecter la qualité de travail des heures passées et futures. Tout manquement sera passible de sanction.
Le chef de secteur doit retirer de son poste de travail toute personne en état apparent d’ébriété et en faire un rapport au directeur des ressources humaines.

Chapitre 4. Diffusion de la recherche

Article 12. Confidentialité

Les travaux de l’Institut constituent par définition des activités confidentielles. Par conséquent, les personnels de l’Institut sont tenus de respecter la confidentialité de toutes les informations de nature scientifique, technique ou autre, quel qu’en soit le support, ainsi que de tous les produits, échantillons, composés, matériels biologiques, appareillages, systèmes logiciels, méthodologies et savoir-faire ou tout autre élément ne faisant pas partie du domaine public dont ils pourront avoir connaissance. Le partage d’informations entre collègues de secteurs et d’affections différentes est également prohibé. En l’absence de tout autre accord équivalent déjà signé, les personnels non statutaires accueillis dans l’Institut doivent impérativement signer un accord de confidentialité à leur arrivée. Si un employé ressent le besoin de partager le sujet de ses recherches, il est invité à en faire un rapport détaillé sur son ordinateur de fonction, ou de consulter un médecin psychologue.

Article 13. Propriété intellectuelle

Les inventions, découvertes, recherches de tout type effectuées dans l’Institut sont intégralement la propriété de l’institut.

Article 14. Publications et communication

14.1. Publications et communication

Seul le directeur public peut publier des informations, et faire de la communication dans le monde extérieur. Il peut pour cela faire appel à d’autres employés s’il en sent le besoin. Toute publication doit être validée par le conseil de direction. Les publications ne doivent en aucun cas faire l’objet des recherches confidentielles.

14.2. Création de sites web

L’institut Helios possède un site web public que chaque employé peut consulter via l’intranet. Le contenu de recherche de l’intranet ne fait pas partie du site public.
La création de sites internet, de blogs et autres diffusions sur internet concernant les travaux d’un ou plusieurs personnels de l’Institut est formellement interdite. Tout manquement sera passible de sanction.

Chapitre 5. Généralités

Article 15. Discipline

Tout manquement aux droits et obligations des employés peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire.
Cette sanction sera actée par le comité de direction.
Les sanctions possibles sont :

• Une démotion vers un rang inférieur
• Un service de travaux public ajouté à la durée de travail hebdomadaire
• Une vacation de son poste

Des sanctions spéciales peuvent être appliquées par le comité de direction.

Article 16. Démission

Si un employé souhaite quitter les lieux de l’Institut, et cesser de travailler pour l’Institut, il devra écrire sa lettre de démission et l’envoyer au directeur des ressources humaines. Il devra ensuite vider complètement ses quartiers personnels, et se rendre au point de rendez-vous donné par le directeur des ressources humaines.